Comunicação

Comunicação - Mensagem

Este evento é responsável por enviar uma notificação tanto em Estúdio quando em Portal DOX. Pode-se ser utilizado juntamente com validações do processo BPM. Abaixo mostraremos os campos do evento e em seguida um pequeno exemplo de como utilizá-lo. 

Acesse a aba "Eventos", no agrupador "Comunicação". 

Campos do evento: 

• Descrição: campo traz por padrão a 'descrição do tipo do evento', mas permite edição.
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar na atividade; Ao sair da atividade.
  • Este evento não funciona 'ao anexar'.
• Destino: define quem são os destinatários que irão receber a mensagem. Necessário configurar o USERNAME dos destinatários
  • Conector: quando é mais de um destinatário, eles podem ser carregados através de um conector do tipo 'SQL' ou 'lista personalizada';
  • Variável: quando o destinatário é único e está armazenado em uma variável.
• Assunto: assunto da mensagem, permite texto e/ou variável.
• Texto: conteúdo da mensagem, permite texto e variáveis. 
• Origem: define se a mensagem está relacionada a um 'processo', 'tarefa', 'pedido' ou 'ideia'.
• Código da Origem: define a qual 'processo', 'tarefa', 'pedido' ou 'ideia' a mensagem será vinculada. Caso não informado, automaticamente usa o código do processo atual.
• Caso de uso: eventos do tipo Mensagem DOX podem ser utilizados em casos onde um usuário do DOX precisa ser comunicado de determinada ação da qual ele está envolvido. Por exemplo, em um processo de solicitação de compra, o usuário precisa ser comunicado caso a compra seja aprovada, quando será comprada ou então se a compra foi reprovada.

Veja o exemplo abaixo: 

Faremos um processo simples, onde o usuário irá apenas informar a justificativa da mensagem e ela será enviada para um grupo de pessoas definidas em um conector do tipo "Lista personalizada".

Em conectores (Módulo Processos > Conectores), ao criar um novo, coloque o tipo como  “Lista personalizada” e informe na descrição o USERNAME dos usuários para quem a mensagem será enviada. É importante que seja o username, pois este evento não envia para ID de usuário.

Em seguida crie um processo com apenas uma atividade com um formulário dissertativo para informar a justificativa/descrição da mensagem com uma variável do tipo texto vinculada.

Agora, vamos criar o evento.

No agrupador Comunicação - Mensagem, crie um novo evento ao sair.

• No campo "Destino", coloque o tipo “conector” e vincule a lista personalizada que criamos mais cedo.
• No “Assunto” coloque um assunto padrão para a mensagem.
• No “Texto”, vamos utilizar as variáveis do sistema para deixar nossa mensagem mais personalizada. 

No assistente de variáveis ao lado do campo, selecione  a aba “sistema”, lá estarão as variáveis do sistema, o que cada uma faz e seu valor padrão.

Utilize essas variáveis à vontade no texto da sua mensagem, assim como as variáveis que você mesmo criou no seu processo.
Basta clicar em cima duas vezes ou clicar em “OK” e eles estarão no texto.

Processo no portal: 

Mensagem recebida no Dox Portal:

Mensagem recebida no DOX Estúdio:

Comunicação - SMS

Agora falaremos um pouco sobre o evento "Comunicação - SMS", para envio de mensagens para um dispositivo móvel. 

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição.
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar na atividade; Ao sair da atividade; Ao anexar.
• Conector - origem: conector do tipo ‘SMS’ que contém as configurações do “meio” que irá enviar as mensagens. Clique aqui para saber como configurar o conector de SMS.
• Destino: define quem são os destinatários que irão receber a mensagem em um dispositivo móvel:
  • Conector: quando é mais de um destinatário, eles podem ser carregados através de um conector do tipo ‘SQL’ ou ‘lista personalizada’;
  • Variável: quando o destinatário é único e está armazenado em uma variável.
• Mensagem: conteúdo da mensagem, podendo ser digitado um texto e utilizado variáveis.
• Caso de uso: eventos do tipo SMS podem ser utilizados em casos onde qualquer pessoa, seja um usuário DOX ou não, precisa ser comunicada de determinada ação da qual está envolvida.

Comunicação - E-mail

Os eventos do tipo e-mail podem ser utilizados em casos onde qualquer pessoa precisa ser comunicada de determinada ação da qual está envolvida. Ele enviará no e-mail do usuário (previamente configurado tanto remetente quanto destinatário) as informações configuradas no processo BPM, descrições, anexos, modelo de correspondência, e até destinatário de cópia. 

Exemplo: Depois de uma aprovação de uma compra acima de 500, o setor do financeiro deve receber um e-mail com as informações da compra, usuário que está solicitando, valor, etc.  Pensando na forma técnica de criar o BPM, depois da atividade onde é aprovado, ao sair seriam utilizados os eventos de condicional. Se a variável /*APROVACAO*/ for SIM, então o e-mail é enviado. 

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição.
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar na atividade; Ao sair da atividade; Ao anexar.
• Conta de Envio: conector do tipo ‘E-mail’ que contém as configurações do e-mail que irá enviar as mensagens.
  • Conector: Utilizar um conector para selecionar a conta de e-mail de origem da mensagem. Ou seja, será o remetente, a conta de envio. 
  • Conector na variável: Utilizar um conector informado em uma variável do processo para selecionar a conta de e-mail de origem da mensagem.
  • Usuário atual: Utiliza configuração de e-mail configurado no cadastro do usuário que está colaborando com o processo no momento da execução do evento.
  • Filial do usuário atual: Utiliza configuração de e-mail configurado no cadastro da filial em que o usuário que está colaborando no momento da execução do evento está vinculado.
• Destino: define quem são os destinatários que irão receber as mensagens por e-mail, através de:
  • Conector: quando são vários destinatários, eles podem ser carregados através de um conector do tipo ‘SQL’ ou ‘lista personalizada’;
  • • Variável: quando o destinatário é único e está armazenado em uma variável.
• CC e CCO: Pessoas que receberão o e-mail em cópia. Pode-se utilizar um conector ou variável, assim como no campo "Destino".
• Modelo de e-mail: permite utilizar um modelo de e-mail pré cadastrado/variável. Confira algumas postagens com dicas na utilização de modelos de correspondência:
  • Chamar variáveis no Modelo de Correspondência
  • Utilizando bloco de correspondência
  • Gerando link para colaborar por e-mail
• Assunto: assunto do e-mail, permite texto e/ou variável;
• Texto: conteúdo do e-mail, permite texto e variáveis;
• Anexar: define se o e-mail irá conter anexos:
  • Sem anexos: nenhum anexo será anexado;
  • Todos os anexos: todos os anexos vinculados ao processo serão enviados;
  • Anexos selecionados: Usado quando os anexos selecionados através de um formulário do tipo Seleção de Anexo com a variável de tipo Texto (obrigatório), são escolhidas para serem enviadas. Clique aqui para entender melhor essa funcionalidade.
  • Anexo variável: um arquivo armazenado em uma variável do tipo ‘anexo - arquivo’;
  • Arquivos de conector: Arquivos trazidos por meio de SQL em um conector. Por exemplo

SELECT IDARQUIVO 
  FROM GED_ARQUIVO 
 WHERE ORIGEM = 7 AND IDORIGEM = 0/*IDPROCESSO*/

Ou até mesmo passando o ID do arquivo diretamente: 

SELECT IDARQUIVO 
  FROM GED_ARQUIVO 
 WHERE IDARQUIVO = 49 

No lugar do idarquivo que está fixo "49", pode ser informado uma variável por exemplo, que receba no processo o ID do arquivo específico. Caso o SQL retornado tenha mais de uma linha ele enviará mais de um anexo no e-mail, correspondente as quantidades de linhas.

• • Protocolo: vai salvar o protocolo vinculado ao processo, se houver. Habilita um campo para escolher um protocolo da preferência do usuário.

Gostaria de um exemplo prático? Clique no link abaixo.

Salvar protocolo - Enviando anexo e protocolo por e-mail

Comunicação - E-mail limpa pasta

Os eventos do tipo E-mail limpar pasta podem ser utilizados em casos onde determinada(s) pasta(s) estão com muitos e-mails armazenados e tornam-se lentas ou desorganizadas em sua visualização. Este evento irá limpar as pastas selecionadas de acordo com as informações que são repassadas pelo usuário. 

• Descrição: Campo traz uma descrição padrão de acordo com o tipo do evento, mas permite edição.
• Momento da execução: Define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar na atividade; Ao sair da atividade; Ao anexar
• Conector - origem: Conector do tipo ‘IMAP’ que contém as configurações do e-mail que terá alguma pasta limpa.
• Pasta(s) limpar: Variável (ou texto) que define as pastas que serão limpas.
• E-mails com mais de ... dia(s)*: Define quais e-mails serão excluídos através do número de dias do recebimento.
• *E-mails com data igual a quantidade de dias não serão excluídos: Se for definido por exemplo 5 dias, serão excluídos os e-mails que foram recebidos a 6 dias ou mais.