GED

GED - Iniciar revisão

Os eventos "Aprovar publicação", "Aprovar revisão" e "Aprovar exclusão" são utilizados em processos para criarem vínculos com os tipos de documentos. Quando um processo (seja ele de aprovação, revisão ou exclusão) for vinculado a um tipo de documento, o mesmo será iniciado sempre que os usuários adicionarem arquivos ao GED relacionados àquele tipo de documento.

Iniciar revisão é um evento utilizado para que seja iniciada a revisão/edição de um arquivo dentro do GED. Pode ser utilizado com o evento GED - Salvar Arquivo para fazer o upload de um novo arquivo após ter sido iniciada a revisão.

Este evento deve ser utilizado junto com o Aprovar revisão pois depois que iniciar ele e colaborar com a mesma ele deve ser aprovado, caso não seja informado ele ficara no limbo.

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Cód. arquivo: variável do tipo inteiro que trará o código do arquivo a ter sua revisão iniciada;
• Motivo: motivo para abrir a revisão/edição do arquivo. Podem ser utilizadas variáveis clicando no botão Assistente (...) ao lado do campo.

Após realizar este processo basta vincular ele ao Tipo de documento que deseja, que se encontra em Organização > Documentos > Tipo de Documentos
Versão homologada: 12.3.0

GED - Salvar Arquivo 

Evento utilizado para fazer o upload de um novo arquivo para um arquivo em edição no GED.

Evento utilizado juntamente com um formulário dissertativo e com variável do tipo Anexo - Arquivo, que irá salvar o mesmo no processo e em GED > Documentos > Anexos > Processos 

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Tipo execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Cód. arquivo: variável do tipo inteiro que trará o código do arquivo que receberá o upload de um novo arquivo;
• Arquivo: variável do tipo Anexo - Arquivo que trará o novo arquivo a ser assumido no arquivo de código informado acima.

GED - Aprovar revisão 

Quando arquivos anexados ao GED precisam de uma aprovação para ser visualizado, existe no DOX Estúdio um evento a qual realiza essa função, para cria-lo basta seguir os passos-a-passos abaixo:

• Primeiramente vamos criar um processo de Aprovação simples para simular a funcionalidade do evento.
• Neste processo, criamos um formulário com um campo dissertativo
• Logo após, criamos o evento que se encontra no agrupador > GED > Aprovar Revisão, muito importante colocar o momento que executa o evento. O correto a se utilizar é Ao Sair, pois caso precise de uma condição para aprovar ou for negada a aprovação, Ao Entrar não iria cair nessas condições, aprovando o mesmo quando abrisse a instância para ser colaborada.

Evento utilizado para aprovar a revisão/edição de arquivos.

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Cód. arquivo: podem ser utilizadas duas opções:
  • Arquivo que originou o processo: irá aprovar a revisão do arquivo que originou o processo. Isso ocorre de acordo com o Processo de aprovação/revisão que foi vinculado no tipo de documento do arquivo;
  • Variável: pode ser utilizada uma variável de processo trazendo o código do arquivo que deseja que seja aprovada a revisão;
• Motivo: motivo para aprovar a revisão/edição do arquivo. Podem ser utilizadas variáveis clicando no botão Assistente (...) ao lado do campo.

Após criar o processo, liberar sua versão para uso e criar um Tipo de Documento que será vinculado no GED ao arquivo que deseja importar, em Organização > Documentos > Tipos de documentos.

Pressionando Novo(F2), abrirá Documentos > Tipo de documentos e em Descrição informe o nome do Tipo de Documento e logo após anexe o processo de Aprovar Revisão que foi criado.

GED - Reprovar 

Reprova o arquivo que originou o processo. Utilizado apenas em casos onde o Tipo de Documento do arquivo tenha um processo de exclusão, revisão ou publicação vinculado.

Usado com evento condicionais para fazer as devidas validações e assim executar o evento, normalmente utilizado com um múltipla escolha que seria usado para cair na condições de reprovar;

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Motivo: motivo para reprovação do arquivo. Podem ser utilizadas variáveis clicando no botão Assistente (...) ao lado do campo.

Casos de uso: utilize este evento sempre que a validação de determinado documento não seja aprovada, seja ela uma revisão/edição(reprovar revisão), exclusão(reprovar exclusão), ou quaisquer outras aprovações.

GED - Aprovar publicação

Um dos principais eventos do GED que é muito utilizado é o GED - Aprovar publicação, ele é muito importante para que uma pessoa que tenha permissão para inserir um novo arquivo em uma pasta seja revisado e aprovado a publicação, como uma forma de controle. A seguir iremos mostrar passo-a-passo de como realizar esse processo.

Primeiramente vamos criar um processo simples de aprovação, com um campo dissertativa para o usuário preencher o motivo. Em seguida crie o evento GED - Aprovar publicação.

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Cód. arquivo: podem ser utilizadas duas opções:
  • Arquivo que originou o processo: irá aprovar a publicação do arquivo que originou o processo. Isso ocorre de acordo com o vínculo do processo de aprovação existente no tipo de documento do arquivo;
  • Variável: pode ser utilizada uma variável de processo trazendo o código do arquivo que deseja que seja aprovada a publicação;
• Motivo: motivo para aprovar a publicação do arquivo. Podem ser utilizadas variáveis clicando no botão Assistente (...) ao lado do campo.

*** Arquivos cujo Tipo de documento não contenham um processo de Aprovar publicação vinculados serão publicados automaticamente no GED após o usuário ter feito upload.

Após ter criado o processo vamos criar o tipo de documento ou vincular a um existente. Neste exemplo vamos criar um novo, para isso vamos em Organização > Documentos > Tipo de documentos, assim que abrir a tela de tipo de documentos, atualize a página (F5), e se preferir pode anexar o processo de aprovação a um tipo existente ou criar um Novo(F2)

Assim que executados todos estes passos-a-passos no estúdio vamos ao portal e inserir um novo arquivo. Ao inserir o arquivo,  selecione o tipo de documento que contém o processo de aprovação pois se não for informado ele será aprovado automaticamente.

GED - Aprovar exclusão

O GED além de conter a funcionalidade de aprovar e revisar os arquivos antes de serem postado, tem também o evento aprovar exclusão após ter o arquivo já inserido. Para realizar este procedimento basta seguir os passos-a-passos que será mostrado.

Para utilizar o evento primeiramente iremos criar um processo simples contendo uma atividade do tipo dissertativa e iremos usar o evento GED > Aprovar Exclusão ( ao Sair);

• Descrição: campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Momento da execução: define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Motivo: motivo para reprovação do arquivo. Podem ser utilizadas variáveis clicando no botão Assistente (...) ao lado do campo.

Configurado o evento vamos vincular ele ao Tipo de Documento que se encontra em Organização >Documentos >Tipo de Documentos, após abrir a tela de Tipo de documentos vincule ou criei um Novo(F2).

Logo em seguida, no GED no portal, insira um novo arquivo com o tipo de documento criado ou editado contendo o BPM com o evento de Aprovar Exclusão

Assim que criado, exclua o mesmo clicando sobre ele e ir em excluir e confirme a exclusão.

Assim que confirmar a situação do arquivo, será mudada para Aguardando Exclusão. Logo após basta ir em Processos > Colaborar e colaborar com a instancia em aberto que o BPM enviará o arquivo para lixeira.

GED - Salvar protocolo

O evento GED - Salvar protocolo serve para pegar o protocolo anexado ao processo e salvar na instância. Com isso, além de ser salvo o protocolo no próprio processo ele também ira ser salvo na pasta padrão do Portal : Documentos > Anexos > Processo.

Para utilizar este evento basta ir na aba eventos da atividade que precisa utilizar, o evento se encontra em GED > Salvar Protocolo

• Descrição: Campo traz por padrão a ‘descrição do tipo do evento’, mas permite edição;
• Tipo execução: Define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar.
• Tipo documento: Tipo de documento do protocolo que será salvo;
• Protocolo: Protocolo a ser salvo no GED. Caso não informado, buscará o do atividade atual ou processo;
• Documento já existente: Caso o protocolo já esteja salvo no GED, poderá gerar uma nova versão do arquivo ou então criar um novo, de acordo com a opção selecionada;
• Exigir senha ao abrir PDF: Com este parâmetro, ao marcar, irá exibir um campo de variável para salvar a senha do PDF. O tipo da variável deve ser Texto ou Texto Longo e, caso a variável esteja vazia, o protocolo não será gerado.  
• Cód. Arquivo: Variável de processo do tipo Inteiro que armazenará o código do arquivo a ser salvo;
• Cód. Versão: Variável de processo do tipo Inteiro que armazenará o código da versão atual do arquivo salvo.

Casos de uso: Utilize este evento quando determinado protocolo de processo precisa ser salvo e adicionado aos anexos de processo para que fique registrado na instância caso seja necessário realizar uma consulta posteriormente.

GED - Criar pasta

Para criar novas pastas o GED via BPM, pode ser utilizado o evento GED - Criar pasta, para isso basta criar o evento que se encontra na aba Eventos de uma atividade, GED > Criar Pasta:

• Descrição: Campo traz por padrão a "descrição do tipo do evento", mas permite edição;
• Tipo execução: Define o momento em que o evento vai ser executado: Ao entrar, Ao sair da atividade, ou Ao anexar;
• Cód. pasta pai: Código da pasta pai em que será criada a nova pasta, para que seja criada uma hierarquia. Caso não haja uma pasta pai, pode ser mantido em branco;
• Descrição: Variável que armazenará o nome da pasta a ser criada;
• Cód. pasta: Variável do tipo Inteiro que irá armazenar o código da pasta que será criada.

GED - Exportar documentos

Evento usado para baixar arquivos do GED, salvar como um .ZIP / .RAR e  anexar ao processo quando necessário, para realizar este processo basta configurar o evento conforme a imagem abaixo:

• Descrição: Campo traz por padrão a 'descrição do tipo do evento' mas permite edição;
• Momento da execução: Momento em que o evento será executado, Ao entrar, Ao sair da atividade e Ao Anexar;
• Conector de origem: Conector do tipo SQL que irá retornar os arquivos que serão exportados pelo evento. É buscado os arquivos das tabelas GED_ARQUIVOS dentre outras. 
• Tipo documento: Campo que informara o tipo de documento cadastrado em Organização > Documentos > Tipos de Documentos;

Quando o processo for executado ele irá salvar um .zip /.rar ao anexos da instancia executada.

GED - Compartilhar 

Disponível na versão 12.12.+

Foi criado um evento de sistema "Compartilhar" no agrupamento GED, é utilizando quando deseja-se compartilhar um ou mais arquivos por meio de um processo BPM. Esse evento consiste nos seguintes campos:

• Código dos arquivos: com as opções "Variável", "Conector" e "Anexos do processo", este campo deve conter os códigos (IDARQUIVO) dos arquivos que serão compartilhados;
• Destino: local onde os arquivos serão compartilhados, podendo ser uma pasta cadastrada, um processo ou um local padrão do sistema que permite anexos (pessoa, tarefa, projeto, contato, etc.);
• Cód. pasta de destino: visível apenas se "Destino = Pasta", este campo deve guardar o código (IDPASTA) de uma pasta cadastrada;
• Instância do processo: visível apenas se "Destino = Processo", este campo deve guardar o código (IDPROCESSO) de uma instância de processo;
• Código do destino: visível apenas se "Destino diferente de Pasta e Processo", este campo deve guardar o código de uma pessoa, tarefa, projeto, contato, etc.
• Cód. compartilhamento: variável que vai receber o IDARQUIVOLOCAL gerado pelo compartilhamento.

Para ver um exemplo da utilização deste evento do GED, clique aqui. 

GED - Importar arquivo

Evento do sistema disponibilizado no agrupador "GED". 
Este evento é responsável por importar um ou mais arquivos do seu computador, e importá-lo em uma pasta cadastrada no GED ou algum local padrão do sistema. Tudo isso por meio de um processo BPM.

Este evento consiste nos seguintes campos:

Entrada:

• Caminho do arquivo: parâmetro para informar o caminho completo do arquivo que vai ser importado;
• Tipo de documento: parâmetro que define o tipo de documento do arquivo que será importado;
• Destino: local onde o arquivo será importado, podendo ser uma pasta cadastrada, um processo ou um local padrão do sistema que permite anexos (pessoa, tarefa, projeto, contato, etc.);
• Cód. pasta de destino: visível apenas se "Destino = Pasta", deve identificar o código (IDPASTA) de uma pasta cadastrada;
• Instância do processo: visível apenas se "Destino = Processo", deve identificar o código (IDPROCESSO) de uma instância de processo;
• Código do destino: visível apenas se "Destino diferente de Pasta e Processo", deve identificar o código de uma pessoa, tarefa, projeto, contato, etc.
• Arquivo existente: define o que fazer caso já exista um arquivo com o mesmo nome e extensão no destino informado ("Não importar", "Criar um novo documento", "Criar nova versão" ou "Gerar exceção").

Saída:

• Cód. arquivo importado: variável que vai receber o IDARQUIVO do arquivo importado.

Na tela de cadastro de eventos do processo, foi disponibilizado o modelo "Importar arquivos". Ao usar esse modelo, será sugerida uma sequência de eventos para aplicação de dois eventos do sistema (Carregar lista de arquivos e pastas e importar arquivo ), onde carrega uma lista de arquivos e a percorre, fazendo a importação dos mesmos.

Para ver um exemplo da utilização deste evento do GED, clique aqui.