GED

GED - Iniciar revisão

Os eventos "Aprovar publicação", "Aprovar revisão" e "Aprovar exclusão" são utilizados em processos para criarem vínculos com os tipos de documentos. Quando um processo (seja ele de aprovação, revisão ou exclusão) for vinculado a um tipo de documento, o mesmo será iniciado sempre que os usuários adicionarem arquivos ao GED relacionados àquele tipo de documento.

Iniciar revisão é um evento utilizado para que seja iniciada a revisão/edição de um arquivo dentro do GED. Pode ser utilizado com o evento GED - Salvar Arquivo para fazer o upload de um novo arquivo após ter sido iniciada a revisão.

Este evento deve ser utilizado junto com o Aprovar revisão pois depois que iniciar ele e colaborar com a mesma ele deve ser aprovado, caso não seja informado ele ficara no limbo.

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Após realizar este processo basta vincular ele ao Tipo de documento que deseja, que se encontra em Organização > Documentos > Tipo de Documentos
Versão homologada: 12.3.0

GED - Salvar Arquivo 

Evento utilizado para fazer o upload de um novo arquivo para um arquivo em edição no GED.

Evento utilizado juntamente com um formulário dissertativo e com variável do tipo Anexo - Arquivo, que irá salvar o mesmo no processo e em GED > Documentos > Anexos > Processos 

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GED - Aprovar revisão 

Quando arquivos anexados ao GED precisam de uma aprovação para ser visualizado, existe no DOX Estúdio um evento a qual realiza essa função, para cria-lo basta seguir os passos-a-passos abaixo:

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Evento utilizado para aprovar a revisão/edição de arquivos.

Após criar o processo, liberar sua versão para uso e criar um Tipo de Documento que será vinculado no GED ao arquivo que deseja importar, em Organização > Documentos > Tipos de documentos.

Pressionando Novo(F2), abrirá Documentos > Tipo de documentos e em Descrição informe o nome do Tipo de Documento e logo após anexe o processo de Aprovar Revisão que foi criado.

GED - Reprovar 

Reprova o arquivo que originou o processo. Utilizado apenas em casos onde o Tipo de Documento do arquivo tenha um processo de exclusão, revisão ou publicação vinculado.

Usado com evento condicionais para fazer as devidas validações e assim executar o evento, normalmente utilizado com um múltipla escolha que seria usado para cair na condições de reprovar;

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Casos de uso: utilize este evento sempre que a validação de determinado documento não seja aprovada, seja ela uma revisão/edição(reprovar revisão), exclusão(reprovar exclusão), ou quaisquer outras aprovações.

GED - Aprovar publicação

Um dos principais eventos do GED que é muito utilizado é o GED - Aprovar publicação, ele é muito importante para que uma pessoa que tenha permissão para inserir um novo arquivo em uma pasta seja revisado e aprovado a publicação, como uma forma de controle. A seguir iremos mostrar passo-a-passo de como realizar esse processo.

Primeiramente vamos criar um processo simples de aprovação, com um campo dissertativa para o usuário preencher o motivo. Em seguida crie o evento GED - Aprovar publicação.

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*** Arquivos cujo Tipo de documento não contenham um processo de Aprovar publicação vinculados serão publicados automaticamente no GED após o usuário ter feito upload.

Após ter criado o processo vamos criar o tipo de documento ou vincular a um existente. Neste exemplo vamos criar um novo, para isso vamos em Organização > Documentos > Tipo de documentos, assim que abrir a tela de tipo de documentos, atualize a página (F5), e se preferir pode anexar o processo de aprovação a um tipo existente ou criar um Novo(F2)

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Assim que executados todos estes passos-a-passos no estúdio vamos ao portal e inserir um novo arquivo. Ao inserir o arquivo,  selecione o tipo de documento que contém o processo de aprovação pois se não for informado ele será aprovado automaticamente.

 

GED - Aprovar exclusão

O GED além de conter a funcionalidade de aprovar e revisar os arquivos antes de serem postado, tem também o evento aprovar exclusão após ter o arquivo já inserido. Para realizar este procedimento basta seguir os passos-a-passos que será mostrado.

Para utilizar o evento primeiramente iremos criar um processo simples contendo uma atividade do tipo dissertativa e iremos usar o evento GED > Aprovar Exclusão ( ao Sair);

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Configurado o evento vamos vincular ele ao Tipo de Documento que se encontra em Organização >Documentos >Tipo de Documentos, após abrir a tela de Tipo de documentos vincule ou criei um Novo(F2).

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Logo em seguida, no GED no portal, insira um novo arquivo com o tipo de documento criado ou editado contendo o BPM com o evento de Aprovar Exclusão

Assim que criado, exclua o mesmo clicando sobre ele e ir em excluir e confirme a exclusão.

Assim que confirmar a situação do arquivo, será mudada para Aguardando Exclusão. Logo após basta ir em Processos > Colaborar e colaborar com a instancia em aberto que o BPM enviará o arquivo para lixeira.

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GED - Salvar protocolo

O evento GED - Salvar protocolo serve para pegar o protocolo anexado ao processo e salvar na instância. Com isso, além de ser salvo o protocolo no próprio processo ele também ira ser salvo na pasta padrão do Portal : Documentos > Anexos > Processo.

Para utilizar este evento basta ir na aba eventos da atividade que precisa utilizar, o evento se encontra em GED > Salvar Protocolo

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Casos de uso: Utilize este evento quando determinado protocolo de processo precisa ser salvo e adicionado aos anexos de processo para que fique registrado na instância caso seja necessário realizar uma consulta posteriormente.

GED - Criar pasta

Para criar novas pastas o GED via BPM, pode ser utilizado o evento GED - Criar pasta, para isso basta criar o evento que se encontra na aba Eventos de uma atividade, GED > Criar Pasta:

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GED - Exportar documentos

Evento usado para baixar arquivos do GED, salvar como um .ZIP / .RAR e  anexar ao processo quando necessário, para realizar este processo basta configurar o evento conforme a imagem abaixo:

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Quando o processo for executado ele irá salvar um .zip /.rar ao anexos da instancia executada.

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GED - Compartilhar 

Disponível na versão 12.12.+

Foi criado um evento de sistema "Compartilhar" no agrupamento GED, é utilizando quando deseja-se compartilhar um ou mais arquivos por meio de um processo BPM. Esse evento consiste nos seguintes campos:image-1644409781720.png

Para ver um exemplo da utilização deste evento do GED, clique aqui. 

GED - Importar arquivo

Evento do sistema disponibilizado no agrupador "GED". 
Este evento é responsável por importar um ou mais arquivos do seu computador, e importá-lo em uma pasta cadastrada no GED ou algum local padrão do sistema. Tudo isso por meio de um processo BPM.

Este evento consiste nos seguintes campos:

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Entrada:

Saída:

Na tela de cadastro de eventos do processo, foi disponibilizado o modelo "Importar arquivos". Ao usar esse modelo, será sugerida uma sequência de eventos para aplicação de dois eventos do sistema (Carregar lista de arquivos e pastas e importar arquivo ), onde carrega uma lista de arquivos e a percorre, fazendo a importação dos mesmos.

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Para ver um exemplo da utilização deste evento do GED, clique aqui. 

 


Revisão #25
Criado 3 February 2022 10:35:54 por Nicolly Andrielly
Atualizado 21 February 2024 13:25:11 por Nicolly Andrielly