Operações (Finanças)
Conciliação Bancária
SOBRE A CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
A conciliação bancária é um processo que permite verificar e ajustar as diferenças entre o registro contábil da empresa e as informações fornecidas pelo banco. Em outras palavras, é a comparação entre o extrato bancário e o controle financeiro interno da empresa.
Além disso, é importante para garantir que todas as transações financeiras realizadas pela empresa, como pagamentos e recebimentos, estejam corretamente registradas tanto no sistema da empresa quanto no banco. Ajudando a identificar possíveis erros, como cheques que não foram compensados, transações duplicadas ou lançamentos não autorizados.
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA NO EMA ERP OU ERPx
- Acesse o caminho: Módulo Finanças > Operações > Conciliação bancária.
Acessando a operação de Conciliação bancária, a primeira tela que veremos é a aba "Filtros", onde estarão disponíveis filtros relacionados aos registros de lançamentos que serão levados para a conciliação.
Importante ressaltar que: estes filtros são relacionados aos lançamentos/extrato que será levado para a aba "Conciliação", diferentemente dos filtros locais da aba "Conciliação" que são aplicados nos registros já enviados.
Além disso, para que estes registros sejam conciliados, eles devem estar como "Não conciliados" nos lançamentos financeiros, caso contrário, não irão aparecer na tela.
ABA FILTROS:
O parâmetro "Não considerar histórico", possui uma mensagem explicativa ao lado disponível no botão "?". Este parâmetro trabalha em conjunto com o campo "Conciliar automaticamente por" com as opções: 'Data + Valor', 'Data + Valor + Nr. Documento' e 'Nr. Documento + Valor'.
Com base nisso, quando marcado, o histórico não será levado em consideração na hora de listar os lançamentos, considerando apenas os campos que foram selecionados em "Conciliar automaticamente por".
No campo "Arquivo OFX/OFC" deve ser adicionado um arquivo com estas extensões, para assim, importar corretamente os lançamentos financeiros referentes a conta financeira selecionada.
ABA CONCILIAÇÃO:
Após informar os campos na aba "Filtros", serão filtrados e exibidos os registros na aba "Conciliação". Como é possível ver na primeira imagem disponibilizada acima, estamos conciliando registros por Nr. Documento e Valor, e também, não estamos considerando Histórico. Mas o que isso significa?
Ao configurar desta forma, significa que o sistema irá considerar registros que forem equivalentes, ou seja, um lançamento financeiro realizado no sistema que bata com o registro do extrato bancário, ambos possuindo mesmo Nr. Documento e Valor. Dessa forma, estes que estiverem equivalendo ficaram marcados na coluna "#", e poderão ser conciliados.
Obs.: Se no campo "Conciliar automaticamente por" estiver marcado uma opção que não se encaixe nas colunas que equivalem, ou seja, que nem todas as opções batem, como por exemplo 'Data + Valor' ou 'Data + Valor + Nr. Documento', a coluna "#" não virá marcada. Neste exemplo, a data não é a mesma nos dois registros, e por isso não virá marcado.
FILTROS LOCAIS
Agora partindo para os filtros locais, que são eles: "Período", "Lançamentos", "Valor", "Nr.documento" e "Histórico", além dos botões "Aplicar [F5]" e "Limpar filtros". Estes serão aplicados nos registros que já estiverem listados na tela, atuando como um subfiltro.
Dessa forma, os lançamentos financeiros e o extrato devem respeitar a filtragem estabelecida localmente.
LANÇAMENTOS
No exemplo abaixo, foi utilizado o filtro "Lançamentos", que vem com as opções "Todos", "Conciliados" e "Não conciliados".
LANÇAMENTOS CONCILIADOS
Selecionado a opção "Conciliados", foram listados os registros que são equivalentes, os que estão com a coluna "#" marcada.
LANÇAMENTOS NÃO CONCILIADOS
Já aqui, foi utilizado o filtro "Lançamentos" selecionando a opção "Não conciliados", em que foram listados os registros que não são equivalentes, ou seja, que não estão com a coluna "#" marcada.
Obs.: Aqui nenhum lançamento financeiro foi exibido porque os que existiam se assemelhavam com o extrato bancário.
LANÇAMENTOS CONCILIADOS E NÃO CONCILIADOS
Para concluir, foi utilizado o filtro "Lançamentos" selecionando a opção "Todos", em que foram listados todos os registros, independente de sua equivalência.
NÚMERO DOCUMENTO (Nr. Documento)
O filtro "Nr. Documento" irá buscar dentre os registros, aqueles que possuírem o número do documento igual ao digitado, como mostra o exemplo abaixo:
HISTÓRICO
O filtro "Histórico" irá buscar dentre os registros, aqueles que possuírem o histórico igual ao digitado, como mostra o exemplo abaixo:
VALOR
O filtro "Valor" irá buscar dentre os registros, aqueles que possuírem um valor que está dentro do limite estabelecido, como mostra o exemplo abaixo:
AÇÕES LOCAIS
Agora partindo para as ações disponibilizadas na tela, que são elas: "Receber e cobrar", "Receber e pagar", "Cobrar", "Pagar" e "Extrato bancário", além do próprio botão "Ações".
RECEBER E COBRAR
A ação "Receber e cobrar" permite a criação de um título a receber e posteriormente sua cobrança diretamente na tela, para caso seja necessário realizar esta operação no meio de uma conciliação.
PAGAR E COBRAR
A ação "Pagar e cobrar" permite a criação de um título a pagar e posteriormente sua cobrança diretamente na tela, para caso seja necessário realizar esta operação no meio de uma conciliação.
COBRAR
A ação "Cobrar" permite a cobrança de um título a receber diretamente na tela, para caso seja necessário realizar esta operação no meio de uma conciliação.
PAGAR
A ação "Pagar" permite o pagamento de um título a pagar diretamente na tela, para caso seja necessário realizar esta operação no meio de uma conciliação.
EXTRATO DE CONTAS
A ação "Extrato de contas" abre o extrato referente aos lançamentos financeiros, exibindo suas informações e valores conforme filtragem.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Caso exista alguma inconsistência de informações sobre o processo, ou que alguma parte está funcionando de modo que não deveria, seguindo o fluxo determinado, deverá ser aberta uma tarefa para posterior correção.
Estorno do Encontro de Contas
Passo 1
Acessar:
- Módulo de Finanças.
- Acessar encontro de contas pela DATA/CLIENTE.
- Clicar com o botão direito no registro.
- "Rastrear contas a receber".
- Selecionar o título
- Rastrear recebimentos
- Verificar as informações:
- "Conta depósito"
- "Data financ"
- "Observação"
- Etc...
Passo 2
Acessar:
- Módulo de Finanças.
- Lançamento financeiro.
- Localizar caixa da conta depósito na aba inferior.
- Filtrar pela data/valor ou cliente.
- Desmarcar o parâmetro "CONC".
Passo 3
- Voltar para a tela de contas novamente (Finanças > Encontro de contas)
- Fazer o mesmo processo com contas a pagar (Botão direito> Rastrear contas a pagar)
- Botão direito sob o título > Rastrear pagamento
- Olhar o valor do pagamento e a conta depósito
Passo 4
- Retornando para Finanças > Lançamento financeiro
- Acessar caixa de pagamento do título
- Filtrar pela data/valor CHEIO ou cliente
- Desmarcar o parâmetro "CONC"
Então, após fazer ambas as operações, você poderá retornar no ENCONTRO DE CONTAS e estornar o mesmo.
Controle de Cheques
Conceito de Cheque e Tipos
O cheque é um título de crédito emitido em favor de terceiros, em razão de fundos que o emitente possui em determinada instituição financeira.
Ao Portador:
Esse documento é emitido sem a identificação do beneficiário na folha. Isso é: Pode ser sacado por qualquer pessoa.
*Teto máximo de R$100,00
Cheque Nominal
Documento emitido com o nome do favorecido destacado na folha. Caso outra pessoa vá fazer o depósito/saque do cheque, é necessário ser endossado na parte de trás da folha com a assinatura do beneficiário.
Cruzado
Documento emitido com duas linhas paralelas feitas a caneta. Isso porque o valor do tipo de cheque não pode ser sacado no caixa - deve ser depositado na conta do beneficiário corrente ou poupança.
Caução
Documento entregue como garantia para possíveis prejuízos durante as transações.
Pré-datado
Documento em que o valor será transferido na data mencionada no talão - você menciona o valor e o dia para desconto/compensação.
Consignado
Documento emitido em nome do beneficiário que por possuir pagamento em aberto com um terceiro, faz a transferência do cheque para o mesmo.
Resumo sobre Controle
Atualmente é possível fazer o controle de cheques manual (através de planilhas e anotações) ou através do SAP (Sistema de Gestão empresarial) - nos casos a seguir, estaremos passando o fluxo do sistema ERP.
Parâmetros Gerais para Operação com Cheque
- Em Configurações do módulo de Alertas há a opção de receber uma notificação ao entrar no sistema referente aos cheques não compensados que há no financeiro.
● Em Configurações do módulo de Finanças há alguns parâmetros para o controle de cheque no sistema.
- Em Contas Financeiras é possível parametrizar para baixar títulos no momento do depósito ou da compensação.
Sobre a transação de lote de cheques pré-datados
O conceito principal é situar o cliente acerca de qual movimentação está sendo feita no cheque.
● Em Configurações do módulo de Finanças há um parâmetro para considerar o cheque na Bussola financeira.
Finanças > Bussola Financeira:
- Em Matriz/Filial temos como configurar a transação que será utilizada para troco das operações com cheque. (Botão direito sobre a filial desejada > Parâmetros Financeiros)
Dicas e conceitos para operar no ERP
- Na tela de cheques é possível filtrar por “Bom para”, que faz referência a data base para compensação do cheque pré.
- Toda movimentação de cheque é feita por meio de lotes.
- Necessário entender que o lançamento financeiro é gerado automaticamente após operações de movimentação de caixa dos títulos, logo a transação de lançamento é configurada na transação das operações financeiras (exemplo: desconto duplicata/ baixa título).
O lançamento financeiro é o registro de gasto ou de uma receita, com a data, descrição, valor e classificação. De forma resumida: Controla a movimentação periódica da conta financeira. Conciliar nada mais é controlar e reconhecer que aquele saldo entrou ou saiu da sua conta no extrato.
Brevidade sobre o CMC7
Código de barras/identificação do cheque. (Finanças> Contas a receber>Novo>Seleciona cheque)
Brevidade sobre Alíneas
Acerca dos fluxos, vamos trabalhar com as Alíneas que nada mais são do que descrições de razão para devolução de um cheque. (Finanças > Alíneas)
Controle de Cheque Pré
Controle de Cheque Consignado
Ponto importante para validar durante atendimento:
Quando o cliente solicitar auxílio pois não recebeu o pagamento do cheque emitido no contas a receber, no qual utilizou para fazer o pagamento do título do fornecedor. Você deve acessar diretamente o cheque para fazer a operação de estorno de compensação. Caso você acesse o lote ou CP e tente estornar um dos dois antes, o sistema irá retornar:
Erro estornando lote de cheques! Lote não pode ser estornado, pois já foi utilizado em pagamentos!
Erro estornando lançamento! Erro estornando consignação de cheque-pré datado!
Erro modificando situação do cheque! Primeiro estorne a compensação do cheque consignado!
Ordem para Estorno da operação de consignação:
No sistema existe uma ordem para realizar o estorno da consignação do cheque:
- Estornar Compensação de Cheque Recebido Consignado
- Devolução do Cheque Recebido
- Estornar pagamento no Contas a Pagar
- Caso seja necessário estorno total da movimentação, pode-se por último estornar o lote. Porém cheque voltará para situação em aberto
Adentrando Desconto de Cheque: Breve resumo
O desconto de cheque é um adiantamento de capital, feito do banco para o cliente, possibilitando o recebimento anterior à data de recebimento dos recursos do título.
Esse valor não é total, isso porque o banco cobra Encargos sobre o desconto. (IOF - Imposto sobre Operações Financeiras/Taxa Desconto - Juros Mensal até a compensação do cheque/ Taxa Administrativa - Cobrança das despesas e Controle de Créditos).
A instituição financeira tem o direito de regressar. Caso o título (cheque) não seja pago pelo devedor, o banco deverá ser reembolsado com inclusão de juros/encargos.
Isso é, a obrigação de cobrança do cliente é da empresa e não do banco. Por isso a necessidade de realizar o controle de descontos no sistema
Sobre a transação de borderô para desconto
Para realizar a operação que veremos a seguir é necessário ter a transação de borderô configurada corretamente. Geralmente é configurada pela área de serviços através da implantação de acordo com as informações bancárias.
Deve-se atentar para a operação se o “Tipo” e “Situação Título” está setado para desconto duplicata e descontado. (Configuração > Tipo transação Finanças > Transações de Borderô)
Controle de Cheque Descontado
Sobre Cheque em Custódia
A operação com o cheque em custódia é informar internamente que o cheque está em posse do Banco. Isso é, o banco está guardando o cheque para realizar a compensação na data do mesmo. Operação apenas para controle interno.
Sobre Relatórios disponíveis no Sistema
Atualmente no sistema conseguimos tirar relatório de todas as telas de filtros e também temos o relatório padrão para posição de cheques no sistema.
Adiantamentos
O que é Adiantamento?
Adiantamento financeiro é quando o valor de uma COMPRA ou VENDA é repassado ou recebido anteriormente a operação. Usado muitas vezes para garantir preço de uma mercadoria com entrega futura, na qual o comprador já adianta o pagamento desse produto antes mesmo do faturamento.
Como Configurar um Adiantamento:
É possível parametrizar a transação em Configurações -> Tipo transação finanças -> Adiantamentos.
Ao criar as transações devemos nos atentar nos parâmetros para que a mesma atenda todas as necessidades conforme vídeo demonstrativo:
Gerando um Adiantamento:
Há três formas de realizar o lançamento de adiantamento no sistema:
Lançamento de pedido de venda
Em Configurações -> Tipo transação vendas-> Pedidos -> aba Opções, há o parâmetro “Lança adiantamento ao gravar o pedido”. Se marcado irá abrir a tela para cadastro de adiantamento ao concluir o pedido.
Lançamento Manual
Em Finanças > Criar adiantamento ou Finanças > Adiantamentos > Novo [F2]. Irá abrir a tela para cadastro de adiantamento para preencher conforme a necessidade: