GED

Documentação relacionado ao módulo de documentos (Pastas, Extensões, Tipos de documento)

Cadastro de extensões

Para cadastrar extensões de arquivo no DOX, basta no menu de Organização entrar em Extensões.

No cadastro de Extensões é necessário informar a descrição da Extensão, e o seu formato. É possível também vincular uma imagem para a extensão que está sendo cadastrada, essas imagens aparecerão como padrão nos arquivos quando forem pesquisados no GED.

Essas extensões poderão servir como filtro de pesquisa de arquivos no GED.

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No portal: 

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Carregando lista de arquivos e importando

Vamos falar sobre os eventos de sistema disponível no agrupamento GED e Arquivos. 

*Disponíveis na versão 12.12+

Demonstraremos como importar arquivos da sua máquina para um processo BPM, onde poderá ser incluído em uma pasta cadastrada no GED ou algum local padrão do sistema que permita anexos. 

Vamos criar um processo de exemplo, onde informaremos o caminho dos documentos em nosso computador, e na próxima atividade, após os arquivos terem sido importados, eles irão aparecer em uma grade de dados.

Primeiro, crie um processo com duas atividades “Importando arquivos” e “Importados”. Antes de tudo, á até a aba “Variáveis” e crie a variável de grade de acordo:

Na primeira atividade:

Crie o formulário

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Agora vamos para a aba “Eventos”:

Foi criado no nosso sistema um modelo de eventos para a importação de arquivos. Na tela de cadastro de eventos do processo, foi disponibilizado o modelo "Importar arquivos". Ao usar esse modelo, será sugerida uma sequência de eventos para aplicação dos dois eventos citados, onde carrega uma lista de arquivos e a percorre, fazendo a importação dos mesmos.

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Clicando no modelo: 

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Neste exemplo colocamos da seguinte maneira:

Depois de preenchido esses campos de acordo, ele irá carregar a seguinte cadeia de eventos:

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Por ordem dos eventos criados:

1 - Arquivos - Carregar lista de arquivos e pastas (Nome: Carregar lista de arquivos e pastas )

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2 - Estrutura condicional - Início (Nome: Percorrer lista de arquivos - Inicio)

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3 - Estrutura de repetição - Retornar valor (Nome: Alimentar variáveis com as propriedades do arquivo)

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4 - GED - Importar arquivos (Nome: importar arquivo)

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5 - Estrutura condicional - Fim (Nome: Percorrer lista de arquivos - Fim)

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Agora, na segunda atividade.

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Clicando no modelo: 

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Essas são as colunas que foram carregadas pelo evento. Neste nosso exemplo não iremos utilizar todas as colunas, então deixaremos apenas as colunas Nome, extensão, tamanho (em bytes), criado em (Com a data e hora), e caminho completo.
Salve o processo e libere a versão.

Por fim, o exemplo do portal onde importamos os arquivos do computador e por fim salvamos na pasta do GED:

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Compartilhando arquivos

Vamos criar um processo, onde iremos escolher entre compartilhar arquivos em uma pasta cadastrada do GED ou um processo (instância). Para isso, vamos utilizar o evento do sistema GED - Compartilhar.

Lembrando que há várias formas de se fazer um processo como este que iremos demonstrar de exemplo.  

Crie um processo com uma atividade com os seguintes formulários:

Aqui iremos vincular a FK de sistema “GEDPasta”. Essa FK traz todas as pastas criadas no GED.

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OBS: Faça um PEX ao sair do campo Objetiva - Botões, de forma que, se a opção for 1 (Pasta) o campo dissertativo “Pasta” fique visível. Do mesmo modo, se a opção for 2 (Processo) o campo dissertativo “Cod.processo” fique visível. Coloque as configurações de tamanho dos campos como achar melhor

Vamos agora, para os eventos ao sair da atividade. Criando uma condicional para as duas opções:

Estrutura condicional - Início (Se for “pasta” - Inicio).

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GED - Compartilhar:

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Repita a estrutura condicional, desta vez se a opção for 2:

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Estrutura de eventos completa:

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Exemplo no portal:

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Controle de revisão, exclusão, inclusão

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Criação de pastas

Para a criação de pastas no GED,  basta entrar no Portal > Documentos> clicar em Novo, selecionar a opção 'Pasta' e informar o nome da pasta que você quer criar, conforme imagem abaixo

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Após ter fornecido a descrição e observação (opcional) da pasta, basta clicar em salvar e a mesma estará disponível para armazenamento de arquivos dentro do GED.

Definindo as permissões de acesso

A definição das permissões de visualização ou edição devem ser realizadas através do DOX Estúdio, entrando no menu de Documentos -> Cadastro de Pastas.

Nessa tela, pesquise pela pasta que você criou e com o botão direito do mouse defina suas Permissões, conforme imagem abaixo.

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O parâmetro "Acesso público" deve ser marcado caso a pasta que você criou possa ser acessada por qualquer usuário tenha ele usuário, ou não.

Utilize o botão 'Assistente' para configurar em lote as permissões para os papéis-função desejados. Em 'Nível de acesso' você irá definir se o papel-função terá permissão de:

Permissão total: Terá permissão total de arquivos e pastas os gerentes, donos da pasta e os papeis/função vinculados a ele;

 

Editar o proprietário do documento

Ao fazer o upload do anexo o responsável pelo o mesmo será o usuário que estará logado, e caso ele deseja alterar o responsável para outra pessoa, ele deve clicar no anexo que ele é proprietário e em Editar propriedades. Logo após irá abrir um pop-up, e no campo proprietário alterar para o usuário que ele deseja. 

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Algumas observações sobre o campo:

  1.    O campo editar propriedades só é possível acessar caso tenha o permissão de administrador sobre a pasta.
  2.    O usuário logado que importar o anexo à pasta será o primeiro proprietário.
  3.     Usuários sem permissão de edição na pasta não conseguiram acessar o pop-up de Editar propriedades

Em caso de um usuário tentar acessar sem permissão irá aparecer o seguinte erro.:

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Filial proprietária do documento

Atualmente foi disponibilizado no DOX portal um controle de documentos por filial proprietária. Ou seja, quando um documento é inserido no GED o usuário tem a opção de escolher em qual filial esse documento vai estar vinculado, e apenas usuários com permissão nessa filial em específica poderão visualizar o documento.

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Para ter acesso à filial, é preciso que o grupo de usuário do colaborador esteja com a filial vinculada:

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Considere o seguinte cenário:

Lembrando que: É necessário respeitar a hierarquia de permissões, então se o documento que eu tenho permissão para ver está dentro de uma pasta, da qual eu não tenho permissão sobre, eu já não consigo acessar.

Para que determinados documentos não tenham essa regra de filia proprietária, e sua permissão seja publica, basta não informar nenhuma filial ao inclui-lo no GED. O campo não é obrigatório.

Configurar a filial por processos BPM

Acesse a aba "Opções de colaborações" da atividade e clique no botão "Mais opções", será exibido o campo "Filial associada". Ao utilizar este campo os anexos incluídos na atividade serão inseridos na GED_ARQUIVO com a filial configurada, tendo as seguintes possibilidades:

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Disponível na versão 12.18+
Homologada na versão: 12.18.2.586

Mudando local de armazenamento dos arquivos

imagine o seguinte cenário:

Com esse recurso que iremos mostrar a seguir, você poderia simplesmente mudar o local onde os novos arquivos serão armazenados, em um outro HD por exemplo, e dessa forma não teria que excluir os arquivos já existentes no HD ou mudar toda a estrutura para comportar mais dados. 

Antes de seguir com o tópico, atenção para alguns pontos que devem ser lembrados:

Obs: Caso necessite que a Ema realize esse procedimento, entre em contato pelos nossos canais de atendimento.

Dito isso, siga os passos abaixo.

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Salvar protocolo - Enviando anexo e protocolo por e-mail

Neste fórum vamos mostrar como enviar para um email vários anexos do processo e um protocolo(relatório) personalizado. Como no evento do sistema Comunicação - E-mail não tem a opção de enviar os anexos E o protocolo, vamos utilizar um evento para salvar o protocolo na instância juntamente com os anexos que o usuário vinculou, e depois usar a opção  “Todos os anexos” no evento de envio do e-mail.

Crie uma atividade com três campos para serem preenchidos:

Configure o tamanhos dos campos como achar melhor

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No formulário do anexo:

  1. Não esqueça de colocar o tipo de documento
  2. Marcar a opção “permite o envio de múltiplos arquivos”
  3. Criar as variáveis:

E vinculá-los nos seus respectivos campos:

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Agora, vamos para os eventos AO SAIR:

GED- Salvar protocolo

Ele serve para pegar o protocolo que foi vinculado no processo e salvá-lo no mesmo. Configure esse evento para que contenha:

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Por fim, o evento de Comunicação - E-mail

Em “Anexar”, coloque a opção “Todos anexos”, afinal, utilizamos o evento de salvar o protocolo no processo, e com esta opção ele irá salvar o relatório, e os anexos que o usuário vincular no formulário

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Teste o processo e verifique sua caixa de entrada do e-mail.

Tipo de documentos

Os tipos de documentos servem para que os arquivos sejam organizados dentro do GED de acordo com seu tipo. Esses tipos de documentos são utilizados para filtros de busca de arquivos dentro do GED, e podem ser cadastrados entrando em Tipos de Documentos, em processos de Organização.

Exemplos de tipos de documentos: 

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Auditoria de Arquivos

Existe a possibilidade de vincular processos de AprovaçãoRevisão e Exclusão aos tipos de documentos. Esse vínculo é criado pois em alguns casos existem tipos de documentos que precisam passar por uma auditoria antes de serem publicados, editados ou excluídos pelos usuários que utilizam o GED, como por exemplo documentos pessoais, contratos de negócio, etc.

Os processos BPM a serem criados para as operações de Aprovação, Revisão e/ou Exclusão dos tipos de documento devem obrigatoriamente conter em sua estrutura o respectivo evento (Aprovar publicação, Aprovar revisão ou Aprovar exclusão). Estes se encontram na aba Eventos dentro do agrupador GED.

Para realizar a auditoria dos documentos, é necessário que sejam adicionados pelo menos dois campos ao formulário do processo, sendo o primeiro de Aprovação com as opções Sim/Não, e o segundo, um campo descritivo para que sejam informados detalhes adicionais ou motivo de aprovação/reprovação relacionados ao documento, caso seja necessário.

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De acordo com a opção selecionada pelo auditor em colaboração com o processo, devem ser montadas estruturas condicionais (para o Sim e para o Não) por meio de eventos de processo.

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