Controle de Comissão

• Apuração de Relatórios
• Cadastros de Comissões no ERP
• Comissão nos processos de vendas
• Dúvidas e Outras Configurações de Comissão
• Pagamento de Comissões
• Reprocessamento de Comissão

Apuração de Relatórios

Após realizar os Cadastros de Comissões no ERP e Também configurado e realizado vendas utilizando a Comissão nos Processos de venda, podemos acompanhar/apurar os valores gerados que deverão ser pagos aos vendedores através dos relatórios de comissão dentro do Sistema Ema ERP, onde após confirmar os valores, podemos realizar as operações de pagamento de comissão, criando títulos de contas a pagar para cada vendedor conforme período selecionado, vamos começar mostrando alguns relatórios e onde encontrá-los

Relatórios de Comissão

No módulo de vendas é onde iremos encontrar os relatórios de comissão disponíveis dentro do Ema ERP em: vendas - > relatórios e cubos decisão -> Comissão:

Aqui vamos encontrar os seguintes relatórios:

• Comissões detalhado
• Comissões Resumido
• Extrato para vendedores

Vamos mostrar agora como funciona um pouco de cada relatório.

Comissões detalhado

No relatório de Comissões detalhado temos os seguintes filtros para nos auxiliar nos dados que serão listados: 

• Período
• Filiais
• Status da Comissão - (filtrar pelo status: Liberada, Cancelada ou Aguardando cobrança.)
• Comissão Para: (Aqui temos a opção de escolher: vendedor, representante, televendas ou preposto)
• Cliente: (Filtrar a comissão gerada em uma venda de um cliente específico)
• Nr. Nota fiscal: (Pesquisar por Nota fiscal gerada)
• Histórico contém (Realizar a pesquisa por alguma frase ou palavra do histórico da comissão)
• Mostrar títulos em aberto: (Visualizar no Relatório, apenas as comissões de títulos em aberto, para casos em que a comissão está liberada ou aguardando cobrança e o Contas a receber não tenha sido baixado ainda.)
• Separar os clientes: (Aqui vai mostrar as comissões separadas por cliente no relatório)
• Considerar filtro tipo vend/Repre (Lista só vendedores ou representantes) 

Ao selecionar os filtros desejados, a visualização padrão do relatório de comissão será esta:

No relatório vamos poder visualizar as operações realizadas que envolvem a comissão, no caso do exemplo a cima, podemos verificar que primeiramente a comissão foi gerada de forma que ficou aguardando a cobrança, e após a liquidação/baixa do título da venda, o valor ganho de comissão pelo vendedor, foi liberado para ser pago ao mesmo.

Podemos visualizar também, dados relacionados a origem da comissão, como por exemplo: Data, origem, Status, Descrição, Número da Nota fiscal, se foi uma entrada (valor da comissão entrou para o vendedor) ou uma saída (valor da comissão foi baixado, cancelado, ou está aguardando retorno) e com isso podemos analisar se os valores de comissões estão corretos ou não.

Comissões Resumido

O relatório de Comissões Resumido, também trará as informações de comissão, porém de uma forma mais simplificada, começando pelos seus filtros, que são reduzidos::

Neste relatório, teremos apenas os filtros:

• Período
• Filiais
• Status da Comissão

Como o nome sugere, será mostrado apenas o valor de comissão em aberto ou que o vendedor pode receber que foi gerado durante o período filtrado e também o que foi cancelado ou está pendente de cobrança, porém sem poder filtrar por um único vendedor ou cliente em específico, conforme visualização padrão.

Extrato para Vendedores

O relatório de extrato para vendedores, serve para que os vendedores/representantes, possam avaliar junto com o administrativo, o andamento do pagamento de suas comissões, ver quais títulos relacionados as suas vendas ainda estão em aberto e não liberaram comissão no período informado e quais foram as operações de entrada ou saída, bem como seu saldo final na data filtrada:

De acordo com os filtros listados no relatório além do período podemos filtrar por:

• Filiais
• Portadores dos títulos (ex.: Banco Itaú, Carteira...)
• Vendedor ou Representante
• Selecionar para não mostrar títulos que possuem cheques vinculados
• Apenas títulos que geraram comissão

Com base nesses filtros, podemos listar as informações como se fosse um extrato bancário, mostrando o que entrou e o que saiu da comissão do vendedor, conforme exemplo de visualização abaixo:

As informações do relatório seguem exatamente conforme a data das operações de venda, baixa ou estorno do ERP, dependendo do período ou filtro utilizado, poderá mostrar um valor diferente do que realmente o vendedor/representante irá receber no período,

 

Cadastros de Comissões no ERP

A comissão de vendas é um tipo de incentivo pago aos vendedores/representantes, em que o time comercial recebe uma porcentagem de cada venda realizada na empresa. Essa estratégia tem o potencial de melhorar o desempenho da equipe, que fica mais animada para vender, uma vez que recebe a mais por isso no final do mês.

Como Cadastrar as Comissões no ERP:

Atualmente existem 5 locais onde podemos cadastrar a comissão, eles podem ser configurados simultaneamente, porém há uma hierarquia em que o Sistema Ema ERP respeitará ao ser configurado, da forma como está abaixo:

1. Tabela de Preço
2. Cadastro do Item
3. Cadastro do Grupo do Item
4. Cadastro do Vendedor/Representante
5. Cadastro da Filial

Onde primeiro será verificado se existe comissão na tabela de preço, caso não haja, será verificado se existe no item, e assim por diante

Comissão por Tabela de preço 

Em vendas -> cadastros -> Tabelas de Preço -> ao criarmos ou editarmos uma tabela, podemos informar um % base de comissão que será definido para todos os itens que já estiverem ou serão inseridos na tabela, também é possível definir um % único de comissão para cada item na tabela de preço através da aba itens.

Comissão por Item 

Dentro do cadastro de cada Item é possível também adicionar um percentual de comissão, para que ao realizar as vendas, seja aplicado este valor ao vendedor ou representante:

Comissão por Grupo

Para vincular a comissão por grupo de produtos, podemos item em: Módulo de estoque -> Cadastros -> Grupos -> editar ou criar um novo grupo -> no campo % Comissão -> informar o valor desejado de comissão para o grupo.

Qualquer item vinculado com este grupo de produto, ao ser utilizado no processo de venda, deverá levar o % de comissão de seu grupo para o cálculo, desde que a hierarquia de cálculo da comissão citada anteriormente seja respeitada.

Comissão por Vendedor/Representante

Nos Cadastros de Vendedor (Módulo de serviços -> Colaboradores -> criar um novo ou editar) ou de Representantes (Módulo de compras -> Fornecedores -> criar um novo ou editar) desde que ambos estejam parametrizados como vendedor/representante, conforme opção na aba adicionais do cadastro, é possível definir um % de comissão por vendedor/Representante nos processos de vendas

Configurações específicas para a comissão de Vendedor/Representante

Quando configuramos a comissão no vendedor ou representante, temos que nos atentar que há várias opções para marcar, inclusive, realizar o controle de pagamento por supervisor, onde o supervisor vinculado ao vendedor/representante, irá receber um % específico caso seja realizado uma venda. Também temos a opção de utilizar o televendas nos processos de venda, podendo pagar a comissão e também penalizar/reduzir a comissão do vendedor. Segue abaixo alguns parâmetros e o que eles fazem:

Cadastro de Colaborador/Vendedor/Televendas/Supervisor

• Vendedor: marcando essa opção, identificamos que o colaborador é um vendedor, permitindo selecionar nos processos de vendas.
• % Comissão: informamos o % que será pago de comissão pela vendas.
• Paga comissão: Deve estar marcado para que a comissão pode ser gerada/paga para o vendedor.
• Fixa Percentual: Ao marcar, vai sempre puxar o % do cadastro do vendedor.
• Status da Comissão: Selecionar o status conforme a necessidade:
  • Conforme transação: Vai deixar o status da comissão do vendedor de acordo com o status definido nas transações de venda que geram comissão
  • Aguardando Cobrança: Só vai liberar a comissão para o vendedor quando o título a receber for líquida do
  • Liberado: Ao finalizar a venda, já libera a comissão para o vendedor.
• Supervisor: Define que o colaborador é um supervisor. Pode possuir comissão para ele também.. O supervisor também pode ser definidor no cadastro do colaborador.

OBS.: Essas configurações são válidas também para o cadastro de Fornecedores para o caso de representantes.

• Televendas: Assim como o vendedor e o supervisor, também podemos identificar o colaborador como um televendas e também configurar sua comissão:

Para o Televendas, temos algumas informações diferentes dos vendedores que são:

• Penaliza vendedor/representante: Ao marcar essa opção, informamos um % de penalização para deduzir da comissão do vendedor, sempre que uma venda for realizada em que o televendas esteja inserido junto com um vendedor/representante
• Status comissão: Temos o status: Conforme vendedor, para seguir a mesma regra de liberação de comissão do vendedor.

Comissão por Filial

Nos parâmetros de venda da filial, podemos definir cálculos personalizados de comissão e também definir como tratar a comissão quando realizado substituição de títulos, bem como definir um % de comissão específico na filial, que seguindo a hierarquia, caso não haja percentuais definidos nos outros cadastros, ao realizar a venda, levará nos itens o % ali definido.

Para chegarmos nas configurações de comissão da filial vamos pelo seguinte caminho:

Clicamos na engrenagem -> Cadastros -> Matriz/Filial -> botão direito na filial desejada -> Valores Padrões/Venda -> Aba comissão 

A comissão personalizada não faz parte especificamente da hierarquia de comissões, como o nome já diz, pode ser feito com base em uma regra específica do cliente, não passando pelas validações padrão do sistema Ema ERP. Esse tipo de comissão é especificamente implantado pela nossa equipe de consultores na implantação do sistema na empresa ou através da nossa equipe de serviços, mediante proposta aprovada.

 

 

Comissão nos processos de vendas

Aqui vamos verificar como parametrizar as operações de vendas para que a comissão seja calculada corretamente, essas operações irão funcionar de acordo com os cadastros de comissões destacados na página (Cadastros de Comissões no ERP).

Operações que Calculam a Comissão

Dentro do sistema Ema ERP, temos alguns locais onde precisamos realizar algumas configurações para dar início ao uso efetivo das comissões nos processos de venda, que seriam:

• Pedido de venda:  Para casos em que o cliente ou empresa use os pedidos de venda em sua operação.
• Notas de saída: Necessário configurar nas transações de notas de saída, para que a comissão seja gerada de acordo com a necessidade do cliente
• Notas de entrada: Para os casos onde hajam devoluções de venda, e seja necessário realizar os estornos das comissões geradas

Pedido de Venda

Nas transações de pedidos de venda, localizado em configurações -> registros de operações e painéis -> tipo transação vendas -> pedido de venda -> podemos habilitar 2 parâmetros, para permitir editar o % de comissão dos itens, ou até mesmo definir no pedido um valor de comissão.

Marcando essas opções na transação desejada, ao criar ou editar um pedido, vamos visualizar na tela de pedido novos campos: Valor comissão, no cabeçalho e também o % comissão na grade de itens:

Quando usamos os campos de comissão editáveis, devemos ter em consideração que um irá afetar o outro, por exemplo, se alteramos o % de comissão do item, ao finalizar o pedido será recalculado o valor total de comissão, e caso alteremos o valor total da comissão no cabeçalho, o % e valores de comissão dos itens serão recalculados também.

Nota fiscal de Saída

Nas transações de notas fiscais de saída, localizado em configurações -> registros de operações e painéis -> tipo transação vendas -> notas fiscais de saída.

Quando vamos até a aba opções, no fim da tela, vamos poder visualizar duas opções para o cálculo de comissão:

• Gera comissão com status: Aqui temos as opções:
  • Liberado: quando a nota for finalizada, a comissão já estará liberada para o vendedor por exemplo.
  • Cobrança: Só será liberado a comissão quando o título gerado a partir da nota fiscal for liquidado/cobrado no módulo de finanças.

Essa opção levará em conta o que está configurado no cadastro do vendedor/representante, caso no cadastro esteja para ser conforme a transação, aí sim será considerado o que foi selecionado na transação.

• Recalcula comissão do Pedido: Esse parâmetro ao ser marcado, quando realizado o faturamento, vai recalcular a comissão que está no pedido de venda com bases nos % de comissões (tabela de preço, vendedor, item...) de acordo com a hierarquia de comissão.

Caso esta opção esteja marcada, é importante lembrar que se o pedido estiver com valores ou % de comissões informados manualmente, de acordo com parâmetro da transação de pedidos, a comissão será recalculada, desconsiderando o valor do pedido.

Nota fiscal de Entrada

Nas transações de notas fiscais de entrada, localizado em configurações -> registros de operações e painéis -> tipo transação compras-> notas fiscais de entrada, temos a opção para estornar a comissão, pois há casos em que é definido que se o cliente devolver uma mercadoria ou toda a nota de venda, é preciso estornar a comissão do vendedor/representante ou televendas.

 

 

Dúvidas e Outras Configurações de Comissão

Vamos mostrar algumas configurações de comissão não tão usuais, mas que podem gerar dúvidas ou até mesmo atender as necessidades de alguns clientes.

Comissão para o Preposto

Preposto, dentro do Sistema Ema ERP, tem o intuito de incluir em alguns processos de venda, uma pessoa física, ou jurídica, que realizou uma indicação ou teve alguma participação na conclusão de uma  venda na empresa, sem necessariamente prestar seu serviço diretamente para a empresa, então com isso temos como informar um % de comissão para este tipo de cliente.

Podemos vincular o preposto de duas formas: pelo cadastro do cliente ou no cadastro do vendedor/representante. na consulta de cliente ou vendedores/representantes clicamos com o botão direito no cliente ou vendedor filtrado e clicamos na opção preposto. e então informamos o código ou buscamos por descrição, e então informamos um percentual de comissão para ele.

Para que o preposto apareça no pedido devemos ir na transação de pedidos e marcar para que seja considerado o preposto na venda em: configurações -> tipo de transação vendas -> pedido de venda -> ao criar ou editar uma transação na aba de opões teremos as informações:

• Informa Preposto
• Permite editar % de comissão do Preposto

Quando marcado essas opções, ao finalizar um pedido de venda, será apresentado uma mensagem perguntando se deseja informar o preposto.

Após clicar no Sim, será apresentado a tela para informamos o preposto e somente depois de informado que será finalizado o pedido

Preposto por Cliente

Por padrão o preposto buscado nas vendas, será sempre do cadastro do vendedor ou do representante, mas caso seja necessário utilizar o preposto pelo cliente, indo em: configurações -> Operações e Parâmetros gerais - botão de vendas -> vamos até a aba Regras comerciais -> no fim da tela teremos as opções:

• Considerar Preposto pelo cliente não pelo vendedor/representante
• Ao selecionar preposto de todos os cadastros: Esta opção, irá permitir que ao buscar um preposto no fim da venda do pedido para ser informado, irá buscar tanto do cadastro de representante quando do cadastro do cliente.

Para acompanhar os valores gerados de comissão dos prepostos, após as finalizações das notas de saída, podemos visualizar através dos relatórios listados na nossa Página: Apuração de Relatórios.

Penalizações da Comissão nos Processos de Venda

Em alguns casos, durante as vendas ou devido ao número de pedidos/notas criadas, ao realizar um desconto ou ao informar uma certa tabela de preço, é necessário penalizar a comissão do vendedor, reduzindo o valor padrão de sua comissão ao ser gerada. Abaixo temos alguns locais onde podemos habilitar ou configurar a penalização da comissão nos processos de venda.

Tabelas de Preço

Em vendas -> Cadastros Tabela de Preço -> caso a comissão seja controlada pela tabela de preço (Caso queira saber sobre as formas de cadastrar e controlar a comissão, visite a página: Cadastros de Comissões), podemos definir junto com a comissão dos itens na tabela, uma penalização da comissão ou até mesmo um acréscimo neste caso conforme o exemplo abaixo:

Quando configuramos na aba principal da tabela de preço o campo '- % Comissão ', definimos que sempre que utilizado essa tabela de preços nos processos de venda, será reduzido 2% da comissão definida no item, neste caso deixamos pré-definido na tabela que todos os itens inseridos nela, terão 20% de comissão.

Ao criar um novo pedido como exemplo, podemos identificar que ao informar o item com a comissão por tabela de preço, o valor de 20% de comissão tem uma redução aplicada conforme configurado anteriormente.

Televendas

Em Serviços -> cadastros -> colaboradores -> podemos ter cadastro dentro do ERP o Televendas e ao configurar a comissão do mesmo podemos definir que a comissão do televendas poderá ou não penalizar o vendedor.

Ao criar um pedido de venda e informar o vendedor e o representante, o valor de comissão será calculado com base nas configurações que informamos, conforme o exemplo abaixo, onde colocamos um percentual de 10% de comissão para o vendedor e para o televendas 2%, penalizando o vendedor em 1%, totalizando a comissão do vendedor em 9% apenas.

 

Operações com Substituição de títulos a receber

Se tratando dos casos onde a comissão é liberada apenas na liquidação dos títulos a receber, quando ocorre algumas negociações de parcelas de algumas vendas para determinado cliente, temos a operação de substituição, mas como podemos acompanhar as comissões neste caso?

Temos situações onde vendedores diferentes podem realizar a venda para o mesmo cliente e neste caso, não teria como recalcular a comissão para os dois ou mais vendedores ao gerar novos títulos, para isso temos o parâmetro  localizado em: configuração -> cadastros -> Matriz/filial -> botão direito na filial selecionada -> valores padrões/venda. Aí marcamos a opção: 'Liberar comissão quando substitui título', com isso a comissão será liberada no momento que for substituída, permitindo que cada vendedor tenha sua comissão de forma correta.

Pagamento de Comissões

Depois de verificar e confirmar os valores que devem ser pagos aos vendedores nos Relatórios de Comissão, vamos mostrar como realizar a baixa e controle de pagamento das Comissões dos vendedores no ERP.

Realizar Baixas/Registro de contas a Pagar

Para iniciarmos o pagamento da comissão primeiro precisamos criar o registro do contas a pagar para os vendedores, representantes, preposto ou televendas. Vamos em: Vendas -> Operações -> Baixar comissão 

Ao clicarmos no botão da operação, uma nova janela será aberta, essa é a tela de baixa comissão e nela temos as seguintes opções:

• Transação: Neste campo podemos inserir a transação de baixa, sendo as duas padrões que já estão pré-configuradas:
  • Baixa s/ movto - que é apenas para registro de baixa de comissão e não irá gerar movimento de contas a pagar para o vendedor/representante
  • Gera contas a pagar - Que ao realizar a baixa da comissão, irá gerar o título a pagar no nome do vendedor/representante
• Data baixa: Neste campo, informamos a data em que a baixa foi ou será realizada, podendo escolher uma data no futuro ou até mesmo uma data anterior a atual.
• Tipo Lançamento: Além de trazer pré-preenchido através da transação, neste campo é possível alterar o tipo de lançamento podendo escolher até 3 opções :
  • Lançamento Manual
  • Contas a Pagar
  • Lançamento Financeiro
• Conta Financeira: Informamos uma conta financeira a qual poderá ser destinado a saída do valor para pagar as comissões
• Número 1º documento: Podemos informar o número do primeiro documento, para que seja criado conforme os títulos a pagar com uma numeração específica, para melhorar o controle/rastreio da operação.
• Filtro Período: Semelhante aos relatórios, escolhemos os períodos que usaremos para efetuar a baixa de comissão, onde dependendo do período informado, poderá haver diferença no valor pago.
• Filtro Para: Aqui podemos escolher para qual tipo de vendedor, representante, televendas ou preposto iremos filtrar as comissões, podendo escolher apenas um único específico, caso não seja informado nenhum código, serão listados todos aqueles que tiverem comissão no período informado.

Devemos ficar atentos na data baixa da comissão, ela ficará gravada como uma saída do saldo de vendedor/representante, podendo gerar um conflito, por exemplo:

Realizado baixa da comissão total do mês de Julho no dia 01/08 no valor de R$ 1.000,00, quando for realizar a baixa da comissão do total do mês de Agosto, a baixa do dia 01, será descontada do montante total listado, gerando uma divergência no valor total.

Após clicar no botão  será criado o registro das baixas, que podemos consultar em: vendas -> registro de operações e painéis -> Baixa de comissões:

Quando clicarmos, uma nova janela será aberta e através do filtro de período ou filial, vamos poder consultar as baixas realizadas através do filtro de período e também de filiais:

Quando clicamos com o botão direito em cima de uma baixa, é possível verificar que temos algumas opções como por exemplo:

• Rastrear Títulos (CP): Se a baixa gerou contas a pagar, ao clicar nessa opção será aberto a tela de contas a pagar com todos os títulos gerados na baixa selecionada
• Rastrear Lançamento financeiro:  ao clicar nessa opção será aberto a tela de lançamentos financeiros
• Rastrear lançamento contábil: Clicando nessa opção abrirá a tela de lançamentos contábeis, caso a operação tenha alguma regra de contabilização vinculada
• Reprocessar lançamento contábil: se necessário será possível reprocessar o lançamento contábil da operação.
• Detalhes: Ao clicar nessa opção uma nova Janela será aberta, onde poderemos ver, o valor de comissão que foi utilizado na baixa para cada vendedor, podendo estornar qualquer um deles clicando com o botão direito (desde que quando for um título a pagar não haja uma baixa ou pagamento realizado no título, ou quando lançamento financeiro, ele não esteja conciliado) ou se necessário, estornar toda a baixa:

 

 

Reprocessamento de Comissão

Em alguns casos, durante a apuração das comissões, é necessário alterar os valores de comissão pagar nas notas fiscais ou pedidos de venda, e como realizar essa operação após o pedido ou a nota serem finalizados? Para isso temos as opções: Reprocessar comissão Pedido e Reprocessar Comissão NFS no ERP, para auxiliar nessas operações.

Reprocessando Comissão do Pedido

No módulo de vendas-> Operações -> Reprocessar Comissão Pedido é onde encontraremos a opção para reprocessar a comissão do pedido:

No reprocessamento do pedido, devemos ficar atentos se o parâmetro da transação 'Permite editar % de comissão' está marcado, caso estiver, o pedido não será reprocessado, mantendo o valor que está no mesmo após analisar a comissão, para reprocessar devemos desmarcar a opção citada anteriormente (para saber onde fica basta consultar nossa Página: Comissões no Processos de venda)

Reprocessar Comissão Nota Fiscal de Saída

Semelhante ao reprocessamento de pedidos, no módulo de vendas-> Operações -> Reprocessar Comissão NFS, é onde encontraremos a opção para reprocessar a comissão do pedido: